Tietosuojaseloste

Vaasan kaupunki

Laatimispäivämäärä 26.6.2018

1. Rekisterin nimi

Vaasan kaupungin palautejärjestelmän asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: Vaasan kaupunki
Osoite: PL 3, 65101 Vaasa Muut yhteystiedot: 06 325 1111

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Kansalaisinfo
Puhelin: 06 325 1111
Sähköposti: kansalaisinfo@vaasa.fi

4. Tietosuojavastaavan yhteystieto

Puhelinvaihde 06 325 1111
Sähköposti: tietosuojavastaava@vaasa.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Vaasan kaupungin (myöhemmin rekisterinpitäjä) palautepalvelussa (myöhemmin rekisteri), missä käyttäjät (myöhemmin rekisteröity) voivat lähettää palautetta.

Rekisterinpitäjän oikeus pitää rekisteriä niistä henkilöistä, joiden välillä rekisterinpitäjällä ja rekisteröidyllä on palvelussuhde tai siihen verrattavasta suhteesta johtuva asiallinen yhteys. Muiden rekisteröityjen osalta henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen tai asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitaminen. (HetiL 8§)

Tietoa palvelun käyttäjistä kerätään käyttöoikeuksien määrittelemiseksi, käytön valvomiseksi sekä ongelmatapausten selvittämiseksi. Tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

6. Rekisterin tietosisältö

Palautetta voi antaa joko anonyymisti tai käyttäjä voi rekisteröityä palveluun ja / tai antaa palautteessa yhteystiedot.

Rekisteri sisältää rekisteröidystä mm. seuraavia tietoja:
- Käyttäjätunnus
- Salasana
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelin
- Palautteen käsittelyyn liittyvät yhteydenpitotoiveet
- Annettujen palautteiden tiedot
- Palautteiden käsittelyvaiheet ja vastaukset

Palvelun käytöstä kerätään käyttölokia, joka ei sisällä henkilötietoja.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tuodaan henkilötietoja rekisteröidyn omalla ilmoituksella.

Palvelu käyttää selaimessa evästeitä. Evästeillä kerätään käyttäjästä ja käyttäjän laitteista tietoja, joilla optimoidaan palvelua.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien organisaatioiden / yhtiöiden rekistereistä.

8. Tiedon säilytysaika

Rekisterissä palautteet muodostavat arkiston, missä rekisteröity voi tarkastella omia palautteitaan ja näihin annettuja vastauksia.

Henkilötietoja säilytetään, kunnes kohteena oleva asia on käsitelty ja tiedot eivät enää ole rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn kannalta tarpeellisia.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville organisaatioille / yhtiöille.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa Rekisteröidystä talletettuja tietoja viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Lokitietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Kuitenkin tietoturvapoikkeamaa selvitettäessä tai rikoksen esitutkinnan yhteydessä rekisterinpitäjällä voi olla oikeus luovuttaa tietoja poliisille tai muulle viranomaiselle.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Aineisto ei sisällä manuaalista aineistoa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
1. Henkilötietoja sisältäviä tietoja käsitellään suojatussa palvelin ympäristössä. Kaikki tietoliikenne järjestelmien välillä tapahtuu salattuna (SSL-suojattuna) tai muulla tavalla suojatuna tietoverkossa.
2. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen).
3. Tietojen käsittelyoikeuksia valvotaan käyttöoikeus- ja valvontamenettelyjen avulla.
4. Rekisterinpitäjän käyttäjien ovat suojattuja salasanalla, joka käyttäjän tulee vaihtaa säännöllisesti.
5. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
6. Rekisterin käyttö on ohjeistettu.

12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Palvelu ei tee tallentuvaan tietoon perustuvaa profilointia eikä tee automaattisia päätöksiä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

A. Oikeus saada pääsy tietoihin (15 artikla, pyyntö osoitetaan yhteyshenkilölle)
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto, että rekisteröityä koskevia tietoja käsitellään tai ei käsitellä. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on toimitettava pyynnöstä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.
Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Asiakkaan oikeudesta lokitietoihin on erityisesti säädetty sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) annetussa laissa. Yleisemmin on sovellettu julkisuuslain 11 §:n asianosaisen tiedonsaantisäännöstä, joka mahdollistaa myös salassa pidettävän tiedon saamisen.

Rekisterinpitäjän käyttäjien suorittamasta henkilötiedon käsittelystä syntyvät lokitiedot eivät kuulu tietosuoja-asetuksen 15 artiklan tarkoittaman tarkastusoikeuden piiriin, koska lokitietojen rekisteröity on käyttäjä, ei asiakas.

B. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 artikla)
Rekisteröity voi tehdä asiaa koskevan toimenpidepyynnön tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla (tietosuoja.fi).

C. Oikeus vaatia tiedon korjaamista (16 artikla)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Mikäli rekisteri perustuu taustajärjestelmästä tuotavaan aineistoon, korjaamispyyntö tulee esittää taustajärjestelmän henkilörekisterin yhteyshenkilölle. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen korjaamista.

Tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Rekisteröity vastaa itse rekisteritietoihin sisältyvien omien tietojen ajan tasalla pitämisestä.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

Lokitietoja ei korjata, koska lokit suojataan niiden luottamuksellisuuden ja eheyden rikkomuksilta.

D. Oikeus poistaa tiedot (17 artikla) ”oikeus tulla unohdetuksi” EI sovelleta lakisääteisissä rekistereissä
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisterissä olevat henkilötiedot säännöllisesti poistetaan / anonymisoidaan ja / tai pseudonymisoidaan, kun tiedon henkilöintiä ei enää tarvita. Mikäli rekisteröity haluaa pyytää itseään koskevan tiedon poistoa nopeammin, poistopyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevan tiedon poistoa. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä niiltä osin kuin laki ja viranomaispäätökset sen mahdollistavat. Jos rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä vallitsee palvelussuhde tai siihen verrattavissa oleva suhde, rekisteröidyllä ei ole oikeutta poistaa tietoja. (8 §:n 1 momentin 5 kohta, HetiL 523/1999)

Jos tiedon poistamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

E. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla)
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

F. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä vallitsemaan palvelussuhteeseen tai siihen verrattavasta suhteesta johtuva asiallinen yhteys. Asiakassuhteessa tai vastaavassa asiallisessa suhteessa olevalla rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruminen päättää asiakassuhteen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta peruuttaa suostumusta niin kauan kuin rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä vallitsee palvelussuhde tai siihen verrattavissa oleva suhde.

G. Muu informaatio
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei käytetä/luovuteta suoramainontaan tai etämyyntiin, eikä muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

Huoltaja tai edunvalvoja voi toimia rekisteröidyn puolesta rekisteröidyn suostumuksella.